Der Eintrag als GmbH: Was Sie als Kleinunternehmer beachten müssen

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GmbH-Eintrag ins Handelsregister

Gewerbetreibende, Offene Handelsgesellschaften (oHG) und Kapitalgesellschaften (AG, GmbH) müssen sich in das Handelsregister (HR) eintragen. Davon befreit sind Kleingewerbetreibende, klassische Freiberufler und Gesellschaften bürgerlichen Rechts (GbR). Diese können sich aber freiwillig eintragen. Das HR ist ein offizielles und öffentliches Verzeichnis. Darin werden prinzipiell alle Unternehmen geführt, für die ein in „kaufmännischer Weise eingerichteter Gewerbebetrieb” notwendig ist. Die Handelsregistereintragung ist gebührenpflichtig und notariell zu bestätigen, wofür ebenfalls Gebühren fällig werden. In das Handelsregister sind die Gesellschafter sowie die vertretungsberechtigten Personen (Geschäftsführer, Prokuristen) einzutragen. Darüber hinaus bestehen Pflichtangaben zu Firmennamen, Firmenadresse von Hauptsitz und Niederlassungen, Rechtsform, Grund- beziehungsweise Stammkapital, Jahresumsatz, Bilanzen und dem Gegenstand des Geschäftsbetriebs.

GmbH unterliegt Publizitätspflichten

Mit dem ersten Eintrag in das Handelsregister müssen GmbH-Gründer neben den oben genannten Informationen auch den Gesellschaftervertrag samt Protokoll der Gründerversammlung, eine Liste mit den Gesellschaftern und ihren Privatanschriften zusammen mit einem Formantrag abgeben. Sie müssen jedoch nicht selber zu dem zuständigen Amtsgericht gehen. Dies übernehmen in der Regel die beauftragten Notare, die auch darüber wachen, dass alle Pflichtdokumente den gesetzlichen Vorgaben entsprechen. Das zuständige Gericht vergibt dann eine Handelsregisternummer, die fortan im Geschäftsverkehr zu führen ist. Kapitalgesellschaften werden in die Abteilung B eingetragen und erhalten eine HRB-Nummer. Unternehmen anderer Rechtsformen erhalten eine HRA-Nummer in Abteilung A des Handelsregisters. Alle formalen oder inhaltlichen Veränderungen wie Satzungsänderungen, Wechsel eines Gesellschafters, Geschäftsführers oder Prokuristen, Verlegung des Firmensitzes oder der Niederlassungen sind dem Registergericht künftig zu melden. Darüber hinaus sind AGs und GmbHs dazu verpflichtet, ihre Bilanzen im Handelsregister zu veröffentlichen.

Handelsregister online geführt und aktualisiert

Die Funktion des Handelsregisters folgt der Idee, das Wirtschaftsleben transparent für jedermann zu machen. Es soll also anderen Unternehmen und Privatpersonen minimalste Informationen über einen Handelspartner vermitteln. Vor allem bei einer ersten Geschäftsanbahnung machen auch viele Bürger, Unternehmer und Gründer davon Gebrauch, in dem sie auf https://www.handelsregister.de die gesetzlichen Pflicht-Informationen einsehen. Ein weiteres Portal betreibt der Bundesanzeiger Verlag unter https://www.unternehmensregister.de. Beide Portale sind gebührenpflichtig. Für informationssuchende Bürger und potenzielle Auftraggeber oder -nehmer ist ein HR-Auszug immer dann von Interesse, wenn sie wissen möchten, wie gesund eine Firma ist. Wer also eine Bilanz lesen kann, erkennt, wenn ein Unternehmen strukturell überschuldet ist. Durch Satzungswechsel kann man zumindest in Teilen nachvollziehen, wie sich das Geschäftsmodell, der Gegenstand der Unternehmung im Zeitverlauf änderte. Auch der Wechsel der Gesellschafter ist manchmal aufschlussreich. Und wenn man nach dem Namen der Gesellschafter sucht, kann man beispielsweise auch auf vorangegangene Insolvenzen stoßen.

Kosten der Handelsregistereintragung für eine GmbH

Die Gebühren für den Handelsregistereintrag sind abhängig von dem Aufwand, der damit für die Gerichte verbunden ist. Für einen Einzelunternehmen sind inklusive Notargebühren etwa 300 Euro fällig. Für eine GmbH mit einem Stammkapital von 25.000 Euro steigen die Gebühren auf etwa 800 Euro. Die Gebühren variieren je nach Bundesland.

Bundesanzeiger Verlag warnt vor mit falschen Rechnungen

Der Handelsregistereintrag ist öffentlich und das machen sich auch Betrüger zunutze. Immer wieder kommt es vor, dass halbseidene Geschäftemacher Rechnungen versenden für die Eintragung in ihre Portale. Die Schreiben wirken amtlich, werden von einem vorausgefüllten Überweisungsträger begleitet und zitieren wörtlich aus dem Eintragungstext. Manche verweisen sogar auf handelsregister.de; man muss schon genau hinschauen; dann entdeckt man beispielsweise eine E-Mai-Adresse bei web.de oder hotmail.com. Wer nicht genau liest, worum es geht, bezahlt für eine wertlose Dienstleistung. Wenn Sie also Post von einem „Gewerbe Register” oder dem „Handels- und Gewerberegister” erhalten, die Ihnen Gebühren in Rechnung stellen, prüfen Sie sie genau. In der Regel erhalten Sie die echte Rechnung ein paar Wochen nach dem Eintrag per Post von Ihrem zuständigen Amtsgericht. Das fügt auch keine vorausgefüllten Überweisungsträger bei. Ihre Gebühren, die deutlich unter denen der Betrüger liegen, zahlen Sie an der Gerichtskasse oder überweisen Sie auf das Konto des Gerichts, das in der Regel bei einer Landesbank geführt wird.

Neue Herausforderungen nach der Registrierung

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Folge uns Sophie Müller:

Sophie Müller ist bei Sage One Finanzen & Buchhaltung verantwortlich für den Bereich Produkt Marketing. Sage One ist die Online-Lösung für kleine Unternehmen im Bereich Buchhaltung, Rechnungen und Lohnabrechnung. Das Ziel von Sophie Müller ist, dem Unternehmer den Berufsalltag zu erleichtern und ihm mit Sage One viel Zeit und Geld zu sparen. www.sageone.de