Ab welcher Unternehmensgröße sind Kennzahlen zur Steuerung sinnvoll?
Sind Kennzahlen nur etwas für Unternehmen mit einer Controllingabteilung oder braucht jede Größe von Unternehmen bestimmte Kennzahlen für die Steuerung? Jedes Unternehmen, egal ob Einzelunternehmer oder Großkonzern, benötigt Kennzahlen für die Steuerung. Ganz nach dem Motto von Peter F. Drucker, einem US-Ökonom österreichischer Herkunft, der sagte: „If you can’t measure it, you can’t manage it“ („Wenn man es nicht messen kann, kann man es auch nicht steuern“). Hieraus ergeben sich einige Fragen:
Wo sind die richtigen Daten?
In Unternehmen gibt es eine Vielzahl von Zahlen und Daten, diese können monetärer oder nicht monetärer Art sein. Viele dieser Daten befinden sich in der Buchhaltung bzw. in Softwareprogrammen oder verstreut in Exceldateien. Hier ist ein wahrer und vor allem großer Schatz vorhanden. Durch deren Vielzahl ist es aber meist unmöglich, einen schnellen und vor allem verlässlichen Überblick zu erhalten. Die Zahlen bilden die Grundlage für die Steuerung des Unternehmens, so dass hier die Analyse der Vergangenheit, die Bewertung der Geschäftsentwicklung und natürlich auch die Entscheidungsfindung für zukünftige Investitionen getroffen werden können. Aufgrund der Vielzahl der Daten sollten diese zusammengefasst und dann einfach dargestellt werden.
Wie sollen die Daten zusammengefasst werden?
Am besten werden die Daten automatisiert über einen sogenannten ETL-Prozess (Extraktion-Transformation-Laden) bearbeitet und weiter aufbereitet. In diesem ETL-Prozess werden Daten (Werte und Strukturen) erkannt, verifiziert, integriert und dann auf höheren Ebenen zusammengefasst. Dieses geschieht, um eine kontinuierlich gute Datenbasis zu erhalten. Manuelle Bearbeitungsschritte kosten viel Zeit und sind zudem fehleranfällig. Umso später Informationen zur Verfügung stehen, umso mehr verlieren sie an Wert.
Der ETL-Prozess wird entweder individuell für Unternehmen aufgebaut und gestaltet oder es besteht ein Standardprozess für eine ganz bestimmte Buchhaltungssoftware wie bspw. zwischen den Produkten SAGE ONE und kontool.
Wie viele und welche Kennzahlen sollten dargestellt werden?
Diese Frage ist nicht eindeutig zu beantworten. Im Grundsatz kann folgende Regel beachten: So wenig wie möglich und so viel wie nötig. Hierbei kann man festhalten, dass für jedes Unternehmen die Kennzahlen andere sind. So sind bspw. in personalintensiven Branchen die Personalkosten, Personalnebenkosten und die Mitarbeiteranzahl sehr wichtig, während in anderen Branchen Auftragsentwicklungen oder Umsatzzahlen wichtiger sind. Festhalten kann man aber, dass nicht nur eine Kennzahl dargestellt werden sollte, sondern immer eine gewisse Auswahl in einer Kennzahlenübersicht (auch als Dashboard bezeichnet) vorhanden sein sollte. Das Dashboard könnte z.B. Kennzahlen aus dem Bereich der Gewinn- und Verlustrechnung wie die Umsatzrentabilität oder Kosten sein. Des Weiteren ist es aber auch wichtig, die Forderungen und Verbindlichkeiten und die liquiden Mittel zu nutzen. Aus der Gesamtzahl der Kennzahlen und deren Verhältnisse lässt sich nun auch ein einfaches und schnelles Abbild der Unternehmenssituation ableiten und es können die richtigen Maßnahmen zur Unternehmenssteuerung getroffen werden.
