Elektronische Rechnungen – wie geht das eigentlich?
Der elektronische Rechnungsaustausch ist in den letzten Jahren deutlich vereinfacht worden
– qualifizierte elektronische Signaturen oder das EDI-Verfahren können zwar verwendet werden, sind aber nicht mehr zwingend vorgeschrieben. Einiges ist dennoch zu beachten:
- Alle Rechnungen sind gleich
Rechnungen in Papierform und elektronische Rechnungen haben umsatzsteuerrechtlich die gleichen Anforderungen. Insbesondere müssen alle sog. Pflichtangaben weiterhin in jeder Rechnung enthalten sein.
- Elektronische Rechnungen sind technologieneutral
Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, deren Erstellung, Übermittlung und Empfang auf elektronischem Weg erfolgt –sowohl für das Format, in dem die Rechnung erstellt wird, als auch für den Weg, auf dem sie übermittelt wird, gilt Technologieneutralität. Besonders günstig wird die Nutzung von elektronischen Rechnungen, wenn der Rechnungsaussteller ein standardisiertes Format verwendet, aus dem der Empfänger die relevanten Rechnungsdaten automatisiert herauslesen kann. 2014 wurde hierfür der ZUGFeRD-Standard für elektronische Rechnungen veröffentlicht.
- Jede Rechnung muss lesbar sein
Die Lesbarkeit einer Rechnung ist gewährleistet, wenn die umsatzsteuerlichen Pflichtangaben für das menschliche Auge lesbar dargestellt werden können. Die Lesbarkeit muss über den gesamten Aufbewahrungszeitraum gewährleistet sein, es müssen also auch geeignete Anzeigeprogramme über diesen Zeitraumvorgehalten werden.
- Jede Rechnung muss aufbewahrt werden
Für Rechnungen gilt, dass diese aus umsatzsteuerrechtlicher Sicht mindestens zehn Jahre aufzubewahren sind(siehe dazu §14bAbs.1UStG). Alle Rechnungen müssen unveränderbar aufbewahrt werden. Elektronische Rechnungen sind also elektronisch aufzubewahren, der Ausdruckgenügt nicht.
- Papierrechnungen dürfen digitalisiert werden
Steuerrecht und Handelsrecht gestatten im Grundsatz die Aufbewahrung von Unterlagen auf einem Bild-oder anderen Datenträger. Eingehende Papierrechnungen können daher unter bestimmten Voraussetzungen digitalisiert (gescannt) aufbewahrt werden. Dazu muss das Verfahren zur Digitalisierung von Papierrechnungen und deren Aufbewahrung den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) bzw. den GoBD entsprechen. Die Bilddateien treten damit an die Stelle der ursprünglichen Papier-Originale. Nach dem Einscannen dürfen Papierdokumente vernichtet werden, soweit sie nicht nach außersteuerlichen oder steuerlichen Vorschriften im Original aufzubewahren sind. Hierfür ist jedoch eine Organisationsanweisung erforderlich, die regelt, wer was wann scannen darf, wie die Qualitätskontrolle erfolgt oder wie die Fehlerprotokollierung sichergestellt wird.
- Die Vorgänge müssen nachvollziehbar sein (Dokumentation)
Durch das Steuervereinfachungsgesetz 2011 ergeben sich keine erhöhten oder veränderten Dokumentationspflichten. Das bedeutet aber nicht, dass auf eine Dokumentation verzichtet werden kann. Im Rahmen der GoBD ist die Erstellung einer Verfahrensdokumentation für die IT-gestützten Geschäftsprozesse gefordert. Unter Verfahrensdokumentation versteht die Finanzverwaltung die Beschreibung des organisatorisch und technisch gewollten Verfahrens bei der Verarbeitung steuerlich relevanter Informationen. Dabei hat diese stets den in der Praxis eingesetzten Versionen des Datenverarbeitungssystems zu entsprechen, umgekehrt müssen die Inhalte einer Verfahrensdokumentation auch so wie beschrieben »gelebt werden«. In den Anwendungskreis eingeschlossen seit jeher sind Prozesse zur Rechnungsstellung und zum Rechnungsempfang (inkl. Rechnungsprüfung). Alle Versionen der Verfahrensdokumentation sind stets über den gesamten Aufbewahrungszeitraum hinweg vorzuhalten. Zum Nachweis der Authentizität und Integrität ist zu empfehlen, neben der Beschreibung des Kontrollverfahrens an sich auch Nachweise zu führen, dass die einzelnen Rechnungen das Kontrollverfahren tatsächlich durchlaufen haben.
- Elektronische Rechnungen unterliegen dem Recht auf Datenzugriff
Im Rahmen des Datenzugriffs der Finanzverwaltung kann ein Zugriff auf elektronisch gespeicherte Dokumente und Daten (insbesondere elektronische Rechnungen) gefordert werden. Dabei steht dem Betriebsprüfer die Möglichkeit offen, im Rahmen einer Volltextsuche elektronische Rechnungen zu recherchieren bzw. diese maschinell auszuwerten. Soweit die Prüfung im Rahmen einer sog. Umsatzsteuernachschau erfolgt, entfällt für die Unternehmen jegliche Vorlaufzeit–etwa zum Einrichten entsprechen-der Prüferberechtigungen –und der Datenzugriffmuss unverzüglich, d.h. in angemessener Zeit zur Verfügung stehen.
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