Elektronische Kontoauszüge – reicht das?

Der elektronische Kontoauszug gewinnt als Alternative zum Papier-Kontoauszug immer stärker an Bedeutung. Zunehmend werden Kontoauszüge in digitaler Form von den Banken an ihre Kunden übermittelt. Teilweise handelt es sich um Unterlagen in Bilddateiformaten (z. B. Kontoauszüge im tif- oder pdf-Format), teilweise auch um Daten in maschinell auswertbarer Form (z. B. als csv-Datei). Da von Seiten der Finanzverwaltung an elektronische Kontoauszüge keine höheren Anforderungen als an elektronische Rechnungen zu stellen sind, werden diese grundsätzlich steuerlich anerkannt, allerdings mit einigen Hürden:

Steuerpflichtige mit Buchführungs- oder Aufzeichnungspflichten müssen im Rahmen interner Kontrollsysteme den elektronischen Kontoauszug bei Eingang

  • auf seine Richtigkeit (Echtheit der Herkunft und Unversehrtheit des Inhalts) überprüfen und
  • diese Prüfung dokumentieren und protokollieren.

In elektronisch übermittelter Form eingegangene Kontoauszüge sind – wie andere elektronisch erhaltenen Dokumente – auch in dieser Form aufzubewahren. Die alleinige Aufbewahrung eines Papierausdrucks genügt somit nicht! Die für die Speicherung zum Einsatz kommenden DV- oder Archivsysteme müssen den Anforderungen der Abgabenordnung und den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung insbesondere in Bezug auf Vollständigkeit, Richtigkeit und Unveränderbarkeit entsprechen.

Auch elektronische Kontoauszüge unterliegen dem Datenzugriffsrecht der Finanzverwaltung. Für die Dauer der Aufbewahrungspflicht sind die Daten zu speichern, gegen Verlust zu sichern, maschinell auswertbar vorzuhalten und bei einer Außenprüfung zur Verfügung zu stellen.

Diese Grundsätze gelten auch für Steuerpflichtige, die ihren Gewinn durch Einnahmen-Überschuss-Rechnung ermitteln.

Für Steuerpflichtige im Privatkundenbereich – also ohne Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten – besteht steuerlich keine Aufbewahrungspflicht. Als Zahlungsnachweise im Rahmen von Steuererklärungen werden auch ausgedruckte Online-Bankauszüge anerkannt. Bei Zweifeln an der Echtheit behält sich hier allerdings das Finanzamt vor, „andere“ Nachweise zu verlangen.

Ihr Team von Erbel + Bernsen

Erbel + Bernsen Steuerberatungsgesellschaft mbH
Verfolgen Erbel + Bernsen Steuerberatungsgesellschaft mbH:

Steuerberatung hat viele Facetten. Wir decken sie ab und bieten Ihnen umfassende Leistung und Expertise – Privatkunden ebenso wie Unternehmen oder Vereinen.
Besuchen Sie uns unter www.erbelbernsen.de!