Die Betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) kann ein wichtiges Steuerungsinstrument für Ihr Unternehmen sein, wenn Sie sie richtig einsetzen und lesen. Sie ist das Ergebnis der laufenden Finanzbuchhaltung (FIBU) und liefert wichtige Informationen über die wirtschaftliche Lage Ihres Unternehmens. Eine qualifizierte BWA basiert auf einer aktuellen und korrekten FIBU inklusive aller Sonderausgaben und Jahreskosten, die auf Monatskostenanteile umgerechnet sind. So erkennen Sie die Ertrags- und Vermögenslage sowie die aktuelle Liquidität Ihres Betriebs.
Die „kleine Bilanz“ am Monatsende als kurzfristige Erfolgsrechnung
Die BWA ist natürlich keine Bilanz im buchhalterischen Sinne. Vielmehr zeigt sie Ihnen, wie sich Kosten und Erlöse in einem Monat oder einem Quartal entwickelt haben. Ergänzend sehen Sie die Vergleichsdaten aus den Vormonaten und Vorjahresmonaten. Darüber hinaus können Sie in einer BWA auch die Ausgabenarten mit ihrem prozentualen Anteil an den Gesamtkosten darstellen. So erkennen Sie, wie sich eine Kostenart entwickelt. Dies können wichtige Informationen für Ihre Managemententscheidungen sein. Es gibt jedoch nicht die BWA als einen fest definierter Standard. Vielmehr gibt es verschiedene Formen, welche Informationen in eine BWA einfließen. Am häufigsten wird die BWA als kurzfristige Erfolgsrechnung verwendet. Hier werden dann von den Umsatzerlösen nach Erlösarten die Kosten nach Kostenarten abgezogen. Typische Kostenarten sind Personalkosten, Mieten oder Kapitalkosten für die Räume, Materialeinkauf, Reparaturen und Instandhaltung, Werbe- und Reisekosten, Kfz-Kosten, Abschreibungen, sonstige betriebliche Kosten. Daraus ergibt sich das monatliche Betriebsergebnis oder Nettogewinn, von dem die Steuern abgezogen werden, um den Gewinn nach Steuern zu erhalten. Diese einfache BWA vermittelt jedoch die wirtschaftliche Ertragslage Ihres Unternehmens nur sehr ungenau. Was ist mit den Materialbeständen, dem Umlaufvermögen, dem Fremdkapital sowie der Entwicklung des Eigenkapitals, den Forderungen und Verbindlichkeiten? Und was ist mit Anzahlungen für noch nicht erbrachte Leistungen? Sie alle verfälschen die tatsächliche betriebswirtschaftliche Lage und sollten daher unbedingt in einer qualifizierten BWA Eingang finden.
Die Finanzbuchhaltung interessiert sich nicht für Betriebswirtschaft
Die Buchhaltung sorgt zunächst für eine hoffentlich ordnungsgemäße Erfassung und Verbuchung aller Vorgänge nach den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchführung. Sie gibt damit immer nur einen Ausschnitt der aktuellen Ertragslage, nicht aber die tatsächliche betriebswirtschaftliche Situation wieder. Ein Beispiel mag dies verdeutlichen. Ein Handwerker hatte zum Jahresbeginn einen hohen Lagerbestand an Materialien oder Halbfertigprodukten, den er unterjährig verkaufte oder verarbeitete; oder aber ein Handelsunternehmen hatte einen Warenbestand von 100.000 Euro. Wenn solche Bestandsveränderungen nicht monatlich gebucht werden und damit in die BWA einfließen, kann ein böses Erwachen folgen. Es ist daher immer ratsam für Unternehmen mit Lagerbestand, eine permanente Inventur mit einem elektronischen Lagerbuch zu führen. Dann werden monatlich automatisch alle Zu- und Abgänge auch in der Finanzbuchhaltung erfasst und eingebucht. Für eine aussagefähige BWA müssen auch Abschreibungen, Jahresboni für Mitarbeiter oder Rabatte für Kunden und Lieferanten sowie Skonti monatsgenau verbucht sein. Ähnlich ist mit Ertragssteuern zu verfahren, die jedoch erst mit dem Jahresabschluss sicher ermittelt werden können. Gleiches gilt für Darlehen, Zins- und Tilgungsteile. Nur wenn alle bilanzwirksamen Geschäftsvorfälle monatsgenau erfasst werden, wird eine BWA wirklich aussagekräftig.
kontool stellt die Zahlen der BWA einfach, schnell und verständlich dar
In Sage One Finanzen & Buchhaltung finden Sie bereits einige Berichtsfunktionen, die Ihnen die Informationen einer einfachen BWA liefern. Beispielsweise können Sie monatsgenau eine Einnahmen-Überschussrechnung abrufen. Auch die Chefansicht liefert mit dem Dashboard zahlreiche Fakten auf einen Blick. Für eine qualifizierte BWA besteht seit Mitte 2015 eine Partnerschaft mit kontool. Sie als Kunde von Sage One erstellen mit diesen Tools eine BWA direkt aus Ihrem Account heraus. Die BWA mit kontool können Sie individuell anpassen. Voraussetzung ist natürlich, dass Ihre Buchhaltung stets auf dem aktuellen Stand ist. Denn: Nur wenn alle Zahlen der Buchhaltung korrekt sind, erhalten Sie auch mit den Berichten aus kontool die richtigen Entscheidungshilfen.
