Acht Tipps für gute Auswertungen – Was machen gute Auswertungen aus und warum brauche ich diese?

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Viele Unternehmen fangen mit einer guten Idee an, entwickeln das Produkt oder die Dienstleistung und machen damit berechtigterweise Umsatz. Zu diesem Zeitpunkt dreht sich alles um diesen „Umsatzbringer“. Spätestens nach dem ersten Verkauf werden eigene Rechnungen geschrieben. Meistens bekommt das Unternehmen vorher aber schon Rechnungen. Es müssen Visitenkarten angeschafft werden, man braucht ein Telefon etc., der „Papierkram“ wächst. Als Einzelunternehmer und in der Startphase ist dieses gut machbar und nimmt auch nicht Überhand. Mit Hilfe eines Steuerberaters wird bspw. das Buchen und die  Buchhaltung dann noch ausgelagert. Irgendwann kommt aber der Zeitpunkt und das Unternehmen wächst und damit ist nicht mehr alles in der Hand des Gründers. Wie behält man aber als Unternehmer den Überblick? Wie kann man auch Externe, wie Banken oder Förderstellen einfach, schnell und richtig informieren? Die Antwort ist relativ einfach: Durch ein Berichtswesen. Wie muss das aber aufgebaut sein? Hier einige Tipps:

 

  1. Das Berichtswesen richtet sich nach dem Empfänger. Der Autor des Berichtes muss wissen, was der Empfänger erwartet und muss den Bericht so gestalten wie es für den Empfänger nötig ist. Fragen Sie einfach Ihre Bank, was diese von Ihnen erwartet und wie die Daten aufbereitet sein müssen.
  2. Erstellen Sie einen Standard! Der Aufbau des Berichtes sollte immer gleich sein, die Kennzahlen darin können aber, je nach Empfänger geändert werden. Behalten Sie diesen Aufbau auch über die Zeit hinweg ein.
  3. Nutzen Sie keine Kennzahlen, die Sie nicht erklären. Dieses ist wichtig, damit der Leser den richtigen Nutzen aus dem Bericht erkennt.
  4. Ein Bild sagt mehr als tausend Worte. Nutzen Sie Bilder und Grafiken um die Situation darzustellen. Nutzen Sie ein bspw. ein Fieberthermometer um die Gesamtlage des Unternehmens darzustellen.
  5. Nutzen Sie Farben! Stellen Sie bspw. Trendabweichungen mit roten oder grünen Pfeilen dar. Bitte beachten Sie aber, dass der Bericht nicht „schön bunt“ wird. Damit ist auch niemanden geholfen.
  6. Das Berichtswesen sollte nicht nur in die Vergangenheit zeigen, sondern auch die Zukunft betreffen. Dieses kann durch eine sinnvolle Planung gestaltet werden.
  7. Nutzen Sie professionelle Werkzeuge! Automatisierte Istdaten, Vergleiche mit Vorperioden etc. und automatisierte Berechnungen sind in professionellen Werkzeugen wesentlich einfach als dieses bspw. in Excel aufzubauen. Denn auch hier gilt, stecken Sie nicht mehr Zeit in Ihr Berichtswesen als nötig. Des Weiteren können sich in eigen erstellten Excel-Arbeitsmappen auch Fehler einschleichen, die so, in professionellen Werkzeugen nicht mehr vorkommen

 

Zusammenfassend kann festgehalten werden, dass das Berichtswesen am Besten einfach für den Empfänger mit der richtigen Botschaft dargestellt wird, schnell mit Daten versorgt werden kann und sicher vor Veränderungen ist.

 

Stefan Jürgens
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Stefan Jürgens, Gründer und Geschäftsführer der kantiko GmbH, arbeitet seit mehr als 15 Jahren im BI-Umfeld. Seine Schwerpunkte liegen in den Bereichen Analyse und Reporting.